第73/89/M号法令 中华文库
| 第73/89/M号法令 十月三十一日 1989年10月31日 |
| 《第73/89/M号法令》经总督文礼治于1989年9月30日核准，并于1989年10月31日刊登于《澳门政府公报》。 |
公共机关文件和案卷的保存，基本上由一九六六年四月二十七日第四六九八二号法令核准的海外公务员章程第四九六条管制。该条文规定，案卷由其最后一份文件上日期起十年之后或之前，倘被推定为已不再使用者，应送往所属省份总档案室，同时以表列方式适当地列明，及在所属机关的有关档案纪录卡上指明“已完结案卷” 以及案卷寄送总档案室所依据名表的日期和编号。
该法令经由五月九日第35/88/M号法令撤销后，一般性实施的文件保存期已不存在，保留至今的就只有一项义务，凡五月十八日第42/85/M号法令第三十九条规定刊登政府公报的文件，经五年后转交作为本地区总档案室的澳门历史档案室。
事实上八月二十一日第39/82/M号法令引进了机关文件微摄，并规定每项保存期均透过训令和机关领导的建议确定。该法令还规定，文件进行微摄后，若无历史价值或其他特殊理由，机关得将之销毁。
从这个法律架构可以得出的结论是，尽管依照行政暨公职司组织章程规定，关于文件的保存和销毁的各项训令，受该司的意见约束而在其一程度上产生统一可行性，但是，澳门地区现行的档案制度，并无文件保存的统一准则和期限而未能面面俱到，也无具体的措施通过澳门历史档案室来保存文件。
上述情况显示有需要尽快制订澳门地区档案制度的一般基础，对文件进行整理和分类，以便确定那些须长期或暂时保存，及确定关于用途有限，须销毁的文件的适当保存期。
因此，本法令目的是在考虑到文件的价值和临时用途以及现有的整理场地下，在某段时间内将文件系统化，同时建立历史档案财产，作为事实的备忘，并成为文化遗产的一部份。
本法令还设立档案总委员会——总督咨询机构，负责协助制订澳门地区档案政策并就有关档案的条例和科学问题提出意见。
综上所述，经听取咨询会意见；澳门总督根据澳门组织章程第十三条一款的规定，制定在澳门地区具法律效力的条文如下：
（范围）
本法令制订澳门地区档案制度的一般基础。
（目的）
本法令制订的档案制度旨在为澳门公共行政当局暨政府机构的活动服务，保障法定权力及为学术、历史和文化知识的发展作出贡献。
（档案概念）
档案谓一系列的文件，由公或私机构或个人或集体于从事本身活动中经任何形式制作及接收并具备第二条所指目的者。
（档案的分类）
一、档案按所属单位的性质分类如下：
a、公共档案，属于澳门地区政府机构、公共行政当局机关，包括自治机构，连同市政机构、公共企业及行政公益集体的全部档案；
b、具公共利益的私人档案，按照第十五条规定分类属于私人所有的档案。
二、公共档案按其用途分类如下：
a、常用或行政档案，其文件为制作或接收单位常用者；
b、备用档案，其文件对制作或接收单位已失去常用价值，但予以保留，对管理则具潜在价值；
c、永久或历史档案，其文件对管理已失去使用价值，但因其记载的事实具历史价值而须保存者。
（公共档案）
公共档案须遵守续后数条所订定原则以及将公布的附例所管制。
（文件的甄选、保存和销毁）
由公共机关制作或保存的文件，其分类工作将按甄选、保存或销毁等阶段进行。
（甄选）
甄选工作容许订出应予保存或应予销毁的文件。
（临时保存）
一、临时保存谓文件由所属机关或机构作最起码期间的保存。
二、倘文件被复制，订予正本之保存期对复本亦适用之。
（文件销毁）
文件于保存期一经告满，或完成法定复制后，概予销毁。
（长期保存）
一、长期保存的文件不得销毁，并应：
a、保存在所属机关或机构内，倘有利于该等机关或机构时；
b、按照下条规定，以永久档案的名义由历史档案室依照第十三条赋予的职权收藏；
c、上条b项所指情况下，文件所属机关和机构在认为必要时得将文件复制。
（收藏）
一、文件的收藏，无论属永久性或暂时性，均由原机关或机构将之转送历史档案室为之。
二、所有公共机关的文件必须收藏在历史档案室，除非有法律规定必须保存在文件所属机关或机构。
三、下列文件也应收存在历史档案室：
a、根据五月十八日第42/85/M号法令第三十九条规定刊登政府公报的官方文件的正本；
b、立法会文件；
c、法院文件；
d、自治公共机构文件；
e、市政机构文件；
f、行政公益集体文件；
g、公共企业文件。
四、三款c项所指文件及立契官公署和登记局文件的收藏，按本身机构和机关现行法例和二款末段规定为之。
（训令）
一、文件的甄选标准，保存期及最终用途通过经听取下列机构建议而订立的训令确定：
a、第十九条所指委员会，倘涉及协助管理及一般性质行政活动的文件；
b、有关机构或机关倘在特定活动和职责范围内所制定的文件。
二、上条b项所指情况下提出的建议，将交由行政暨公职司和历史档案室提意见，而有关意见应于一个月期内提出。
（澳门地区总档案室）
一、作为总档案室的澳门历史档案室负责：
a、开列关于有历史价值的澳门地区文献的清单；
b、永久性或暂时性收藏档案；
c、就涉及有历史价值的澳门地区文献的问题提意见；
d、就按照法律规定，行使优先权，文件的借阅及文件复制品的交换等提议；
e、历史档案室有权收回收存中散失的文件或档案，不管其性质、所在地及所属时代为何亦然；
f、设法收回属于公共行政当局的文件；
g、确定私有和私人机构所有的文献的历史价值，并按照法律规定，就其分类提议，必要时听取专家的意见。
二、透过将订定的协议书，历史档案室将必须妥为保存的档案，存放海外历史档案馆。
（具公共利益的私有档案）
具公共利益的私有档案、制度载于第十五至十七条。
（私有文件的分类）
一、属私有财产且具历史价值的文件，得事先向有关所有人为通知及聆听，经听取档案总委员会的意见，并在历史档案室建议下，由总督训令予以分类。
二、将属于私人财产的文件分类，并不导致将该等文件交付政府。
（已分类文件的移转）
一、即使所有人有所变更，分类的效力亦随同已分类财产。
二、倘所有人有意移转已分类文件，应：
a、通知历史档案室及说明出售条件，以便行政当局行使优先权；
b、让承购人知悉有关文件的状况。
（不得销毁）
已分类的私有档案概禁止销毁。
（公共档案的查阅）
一、只容许查阅其文件之制定时间超过三十年之公共档案。
二、不违反法律的特别规定，查阅文件须按下列规定：
a、军事和有关对外政策的文件其制定时间超过五十年，方可查阅；
b、有医疗范围资料的文件，在其档案完成之日起计一百三十年后，可供查阅；
c、个人档案、司法案卷、民事登记文件以及经调查、普查收集的资料的文件，在其完成之日起计一百年后，可供查阅。
（总档案委员会）
一、作为总督的咨询机构而设立的总档案委员会，负责制定澳门地区的档案政策，主要职权如下：
a、对第十二条一款a项所指文件的挑选、保存期及最终用途的标准，提出建议；
b、对所有提交或认为应该发表意见的有关档案的规则及学术性问题提出意见。
二、总档案委员会由下列人员组成：
a、由总督委任的一名主席；
b、立法会的一名代表；
c、行政暨公职司的一名代表；
d、司法事务室的一名代表；
e、财政司的一名代表；
f、历史档案室主任。
三、当所讨论的问题有需要时，经主席提议，委员会可包括其他机构或司的代表。
四、总档案委员会每半年初召开平常大会，当主席或多数委员要求时，或者当审议第一款a项所指的建议，行政暨公职司有此要求时，可召开特别大会。
（不得销毁文件）
一、当未公布第十二条所指的训令时，制定文件的机关或机构不得销毁文件；
二、各机关或机构根据对其颁布的训令确定文件的保存期，必须在本法令生效之日起十五天内将一份根据训令指明销毁的文件名单送交历史档案室，以便在随后的三十天内验证是否具有历史价值。
（不得转让及不从时效）
属公共机构、具历史价值经常被擅用的文件，不得转让及因时效而获得。
（转录证据）
一、按照第八条所规定之保存期的文件，可透过微型摄影技术的处理保留其真实形象，以便转录为证据；
二、核准采用微型摄影技术，系按照第十二条所指训令或其他法律专有规定为之；
三、证据的转录可由正本（纸）或直接由转录资料作成。
（微型摄制程序）
微型摄制工作须按下列手续进行：
a、经内部批示或根据第十二条所指的训令来指派工作负责人；
b、以两个胶卷摄制，其中一卷须未经破坏、删剪及更改以作为档案，并在按照国家或国际条例所指定必须之环境下妥为保存；
c、转录证据应于第一张影像上标明摄制开始及列明摄制种类，及最后一张影像上标明其结束，随于一份声明书上列出制作者和负责人之签名，同时声明所复制的胶卷忠于正本；
d、属于机关或机构之胶卷，经负责人决定，可从原胶卷作部份或全部复制，以便制成较适合日常运作的微型资料；
e、微型资料应保存在适当的档案柜内，并标明指示；
f、须备有一本微型资料的登记册，并标明启用及结束语。
（证明的效力）
从微型胶卷上所得的放大件或影印件，只要经前条a项规定指派负责人鉴证签署，即具有与正本的同等证明效力。
（处罚）
一、违反第十六条二款规定者将被处以罚款澳门币五仟至一万元；
二、违反第十七条规定条规定将被处以罚款澳门币一万至三万元；
三、本条所规定的罚则由澳门文化学会制定其等级、并执行之。
（暂行条例）
一、第十九条一款a项所指建议之主动权，应在本法令生效之日起三个月内由行政暨公职司在总档案委员会的代表提出；
二、倘超逾上款所定的期限时，则该主动权须让予总档案委员会其他成员。
（撤销）
撤销八月二十一日第39/82/M号法令。
（生效）
本法令由九月二十五日第63/89/M号法令生效之日起生效。
一九八九年九月三十日通过
着颁布
总督 文礼治
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